Arkitekturens Dag: Få Anne Katrine Harders' 6 gode råd til at holde et arrangement

Af Anne Katrine Harders, programleder i Dansk Arkitektur Center (DAC)

Ingen arrangementer skaber i sig selv stor forandring. Men når de er godt tilrettelagt, kan de skabe rum, hvor idéer kan mødes, brydes og blomstre, og broer kan bygges mellem faglige eksperter, entusiaster og borgere. Særligt når det handler om arkitekturformidling, er arrangementer en god mulighed for at inspirere, debattere og bedre forstå den arkitektur og byudvikling, som omgiver os hver eneste dag.

Som programleder i DAC har jeg mange års erfaring med at skabe arrangementer til både professionelle og private. Med kant, med faglighed og med følelser. Og jeg har efterhånden lært en del om, hvad der virker, og også hvad der ikke virker.

Den gode nyhed er, at det ikke er svært at holde et godt arrangement, man skal bare tænke sig om. Her er mine seks bedste råd. Følger I dem, er I godt på vej til at skabe et arrangement, som sætter aftryk.

1. Start i god tid

I en snæver vending kan I godt nå det på to uger, men så skal I også være heldige, at alting flasker sig. Vil I undgå for meget spænding op til selve arrangementet, er det en god idé at regne baglæns: Hvor lang tid tager det at planlægge arrangementets forskellige elementer? Tænk det hele igennem – lige fra at finde det rette sted at holde det og til markedsføringen, som skal sikre, at folk faktisk kommer.

2. Fokuser på det vigtigste – og drop alt andet

Vinkling er alt! Så spørg jer selv, hvorfor netop I skal lave et arrangement? Hvad vil I bidrage med, og hvad kan I bidrage med? Når I vinkler arrangementet, skal I også beslutte, hvad formålet er: Vil I være dagsordensættende, dybdefaglige, netværksskabende eller underholdende? Sørg også for at sætte jer nogle klare succeskriterier: Vil I fylde en kæmpe sal, eller er det vigtigere, at det er de 20 ’rigtige’, der kommer? Hos DAC er vores opdrag at formidle og diskutere arkitektur, men måske jeres formål er at engagere borgerne i
byudviklingen, skabe opmærksomhed om et lokalt projekt eller lokal kulturarv? Eller måske I gerne vil sælge et produkt?

3. Vælg jeres målgruppe og lav en forventningsafstemning

Hvem er målgruppen, og hvad skal de have ud af at komme med? Det skal I vide, når I skruer arrangementet sammen. Når I har besluttet formålet, skal I forventningsafstemme med publikum og gerne allerede i arrangementets overskrift. Lav en fængende overskrift, som viser, hvad man får ud af at deltage – og lov ikke mere, end I kan holde. Brede overskrifter, som fx ”Hvordan skaber vi en god by?” eller ”Fremtidens bæredygtige by” ridser en alt for uoverskueligt stor bane op. Så bliver det uklart, hvad arrangementet egentlig skal diskutere og finde frem til.

Teksten fortsætter længere nede.

4. Hvem vil I involvere?

Find lokale ressource- og videnspersoner, som kan bidrage til arrangementet på den mest interessante måde. Det gælder om at acceptere, at I ikke kan repræsentere hele verden i ét panel. Så drop ’pligtgæsterne’ og undersøg, hvem der faktisk ved noget om emnet – og forstår at formidle det på en engagerende måde. Kan I få et lokalt kendt og relevant navn til at stille op, kan det også hjælpe med at sælge arrangementet, og ofte er de kendte navne gode på en scene.

Ønsker I at invitere til en debat, bør I prioritere at finde en moderator, som forstår at moderere, og involvere moderatoren i planlægningen på et tidligt tidspunkt. At moderere en samtale eller debat er et håndværk og kvaliteten er fuldstændig afgørende for, hvordan arrangementet ender.

5. Tænk på hele oplevelsen

At skabe et godt arrangement handler også om alt det, der ligger uden om selve indholdet. Det er ikke ligegyldigt, hvilken ramme man skaber, og det gælder måske særligt, når emnet er arkitektur. Find et fedt sted og gerne ét, der illustrerer det emne, I har valgt at tage op.

Dernæst skal I kaste jer over praktikken: Der skal være information om, hvordan man kommer derhen, og hvordan man finder lige præcis dén dør, man skal gå ind ad. Skal deltagerne sidde ned, skal der være gode stole, rummet må ikke være for koldt, og akustikken skal være i orden. Det lyder alt sammen banalt, og det er det også – men hvis ikke det fungerer, er der ikke rum til at forholde sig til indholdet.

Man skal i det hele taget bestræbe sig på at give lidt mere end bare det faglige indhold. Når vi deltager i arrangementer, indstiller vi også vores også hjerner på at være sociale, og vi vil gerne møde andre. Det møde skal I understøtte. Så måske slutter I med bobler? Måske serverer I melorme? Eller inviterer på cykeltur, bål og romtoddy? Kun fantasien sætter grænser, men tænk over, hvad målgruppen har lyst og tid til.

6. Kommuniker jeres arrangement før og efter

Det er vigtigt at markedsføre arrangementet i god tid – deltagerne skal ofte få øje på det et par gange, før de beslutter, om de vil med. Tænk over, hvordan I skaber lokal synlighed – på de sociale medier (i lokale Facebook-grupper, på LinkedIn og/eller Instagram), og få lokale videnspersoner til at hjælpe med at sprede ordet. Det kan også være en god idé at invitere lokalpressen med, og det gælder især, hvis jeres arrangement sætter fokus på en lokal og aktuel problemstilling.

Tænk over, hvordan invitationen og programmet kommer til at lyde spændende. Som deltager skal man glæde sig til at komme med og spore sig ind på den oplevelse, man nu skal have. Igen er overskriften og den medfølgende tekst meget afgørende for, hvad man gør sig af tanker om arrangementet. Det er også vigtigt at huske på, at arrangementet ikke slutter, når deltagerne kører hjem igen. Sørg derfor for at runde af på de sociale medier eller med en opfølgende mail. Sig tak for sidst, vis billeder og gentag de vigtigste pointer fra arrangement. Måske I skal ses med jeres deltagere igen?