"Fokuserede udbud skaber bedre samarbejde"

Fastgroede vaner for afvikling af udbud og konkurrencer koster tid, kræfter og penge hele bordet rundt og skaber ikke højere arkitektonisk kvalitet. Derfor har vi brug for at se på dem med friske øjne og dele erfaringer og viden om nye måder at udbyde offentlige projekter på.

I en artikelserie kaster vi lys over, hvordan medlemmer af Arkitektforeningens konkurrence- og udbudsnetværk arbejder med konkurrencer og udbud i kraft af deres forskellige roller som udførende arkitekter, bygherrer, og bygherrerådgivere. Dette er det anden artikel i rækken. Mød forretningschef og bygherrerådgiver Jesper Prip Sindberg og chefrådgiver Nathalie Marstrand fra Kuben Management.

Hvordan arbejder I med arkitektonisk kvalitet i konkurrencer og udbud i Kuben?

Nathalie Marstrand: “Som bygherrerådgivere er vores fornemste opgave at formidle andres ambitioner. Vi er en slags ‘byggeriets toastmastere’, som skal samle alle parter og sørge for en god proces. Vi er gode til at styre proces, økonomi og risici, men vi er også arkitekter, som gerne vil sikre kvalitet i byggeriet og den helhed, projektet er en del af.”

Jesper Prip Sindberg: “Bygherrens ressourcer og risikovillighed er selvfølgelig en vigtig faktor, som vi prøver at udfordre. Tendensen i markedet går mod øget kontrol og styring frem for at skabe plads til projekter af høj arkitektonisk kvalitet og rum til at være kreativ. Og i den situation vælger mange bygherrer at ty til ‘plejer’ i udbuddene. Det vil vi gerne udfordre, og det gør vi ved at gøre bygherren bevidst om sine behov inden valg af udbudsform. Hvad skal der konkret komme ud af udbuddet? Hvilke beslutninger kan vente til en senere fase? For det gode udbud skal finde den rigtige samarbejdspartner og form – ikke løse projektet i mindste detalje. Fokuserede udbud skaber bedre samarbejde.”

Teksten fortsætter længere nede.

Hvordan sikrer I kvaliteten i de mere profane udbud?

Jesper Prip Sindberg: ”Helt generelt ser vi en udbredt tendens til at udbyde i totalentreprise, og her gør vi os umage med at definere krav og ønsker til kvaliteten. Åbne projektkonkurrencer er sjældne i vores verden. Vi arbejder typisk med det nøgterne brugsbyggeri som fx almene boliger, plejecentre, renoveringer og andre ret bundne opgaver, som har helt faste anlægsrammer og ikke nødvendigvis appellerer til de højt profilerede tegnestuer. Og vi er måske ikke helt oppe på de høje nagler, hvad angår arkitekturen. Men når det er sagt, prøver vi at fastholde en ambition om kvalitet i detaljen og gode, gedigne materialer. Og vi ser på, hvordan byggeriet forholder sig til omgivelserne.

Nathalie Marstrand: “I totalentrepriseudbuddene bliver to elementer ret udslagsgivende for, om vi kan fastholde kvaliteten: For det første skal vi sikre, at det ikke er priskriteriet, der alene bliver udslagsgivende for, hvem der får opgaven. Og for det andet kigger vi på organisationen og vurderer, om vi tror vi på, at arkitekten har faglig stædighed og er villig til og evner at sætte sig for bordenden over for de andre discipliner i projektet.”

Hvad er de største forhindringer?

Nathalie Marstrand: ”Helt konkret arbejder vi med en prismodel, hvor man ikke kan vinde på at underbyde. Vi gør os umage med at definere et kvalitetsniveau på materialer og løsninger og lægge en targetpris og en pointkurve, som ikke favoriserer det billige tilbud disproportionalt. Det er dog en model, som er voldsomt udfordret på grund af de høje materialepriser lige nu. I modsætning til tidligere har vi måttet annullere flere udbud i 2021, så lige nu diskuterer vi, hvordan vi fastholder kvaliteten i et meget udfordret marked. Vi har ikke fundet svaret, men vi håber, vi kan bruge konkurrence- og udbudsnetværket til at udveksle viden og erfaringer.

Vi ser også en stigende tendens til, at bygherrer efterspørger bæredygtighed og cirkularitet i byggeriet. De vil gerne have byggerier, hvor bæredygtighed er en integreret og dokumenteret del af projektet. Det er en udfordring, men også en mulighed, fordi vi får mulighed for at tænke nyt – og ikke mindst når det handler om at udvælge og tildele opgaver kvalitativt.”

Er der særlige udfordringer, når I arbejder med offentlige bygherrer i relation til den dynamik, der er mellem forvaltning og politikere?

Nathalie Marstrand: ”Her er vi igen tilbage ved udfordringen med de mange krav til afleveringer. Mange af de store udbud, som kritiseres, er dem, hvor man vil være sikker på det hele fra starten. Men det strider imod byggeriets natur, og det mener vi ikke nødvendigvis sikrer hverken tid, økonomi eller kvalitet. Derfor skal vi også have blik for, hvad de centrale interessenter lægger vægt på, når vi arbejder med offentlige udbud. Nogle gange er økonomien afgørende, og andre gange er der større fokus på tidsplanen og den snor, som borgmesteren skal klippe over til sidst. Så på den ene side er der en politisk fortælling, fordi mange kommuner gerne vil være foregangseksempel for fx bæredygtigt byggeri. Og på den anden side er der nogle beslutningstagere, som skal beroliges i, at projektet kan realiseres inden for de aftalte vilkår.”

Jesper Prip Sindberg: ”Politikerne skal vide, hvilke aspekter af projektet, de har indflydelse på, og hvad der kommer til at ske hvornår. Og de skal betrygges i, at det ikke er alle projektets aspekter, som behøver at blive testet eller dokumenteret i udbudsmaterialet. Selvfølgelig er der elementer i ethvert projekt, som skal fastlægges fra begyndelsen, men når det er sagt, kan vi godt operere med en vis grad af fleksibilitet.”

Hvordan skaber I balance i udbuddet, så bygherrens behov for sikkerhed honoreres, og rådgiver ikke overbebyrdes med krav?

Jesper Prip Sindberg: “De stigende krav til aflevering i udbudsfasen betyder ofte, at totalentrepriseudbud begynder at få elementer af projektering, hvor de bydende skal arbejde ret langt ned i detaljen. Men de bedste erfaringer har vi med bygherrer, som accepterer, at projektafklaringer kommer i stadier, hvor man prioriterer løbende, efterhånden som man bliver klogere på projektet. Skåret helt ind til benet handler det om, at udbuddet skal lægge fundamentet for en tydelig og transparent proces, hvor det er tydeligt for alle, hvilke projektelementer, bygherren har præcise og ufravigelige krav til, og hvilket manøvrerum bygherre og arkitekt har til at skabe det bedste projekt.”

Vi har talt om, at kravene til rådgiver er for mange i udbud og konkurrencer, men ser I også en tendens til, at rådgiverne leverer mere, end de behøver?

Nathalie Marstrand: “Rådgiverne leverer generelt for meget. Det er svært at ændre på, og det er ikke kun bygherrens skyld. Arkitektbranchen bidrager også, og når alle overleverer, bliver tendensen selvforstærkende. Alle er med til at holde hinanden oppe. Vi er jo også selv rådgivere, men vi byder ikke på alle opgaver. Hvis niveauet til leverancer er sat for højt, byder vi ikke, og det gør mange entreprenører heller ikke.”

Og til sidst: Hvorfor er I med i Arkitektforeningens konkurrence- og udbudsnetværk?

Jesper Prip Sindberg: “Vi interesserer os for feltet. Vi vil gerne møde andre, som arbejder med det samme, og vi vil gerne være med til at skubbe på udviklingen mod en enklere måde at arbejde med konkurrencer og udbud på. Vores rolle er lidt anderledes end nogle af de andres i netværket, men det er værdifuldt at dele erfaringer på tværs af fagligheder og interesser.”

Nathalie Marstrand: “Og så vil vi gerne bruge erfaringsudvekslingen i netværket til at øge fokus på de kvalitative og processuelle udvælgelseskriterier og diskutere ret og rimelighed i udbudsprocesserne. Det kunne være spændende at bruge netværket som katalysator for en slags ‘spiseseddel’ for udbud. Den kunne man bruge i dialogen med politikere og bygherrer til at synliggøre, hvad deres ønsker til rådgiver koster. Altså, hvad er det I efterspørger Og hvad koster det? Det ville være rigtig godt at få frem i lyset.”