Sådan bevarer arkitektvirksomheder kontrollen, når projekter ændrer sig

Forsinkelser, ændrede scope og projekter, der bliver sat på pause, er efterhånden blevet en del af hverdagen for mange arkitektvirksomheder. Forandringer er blevet et grundvilkår.

Det stiller nye krav til den måde, virksomheder planlægger og træffer beslutninger på. Jo tidligere konsekvenserne bliver synlige, desto større er mulighederne for at reagere.

Paradokset er, at arkitektvirksomheder aldrig har haft adgang til mere data end i dag. Alligevel bliver ændringer og konsekvenser ofte opdaget for sent. Hvordan kan det være – og hvordan omsætter man den information, man allerede har, til bedre beslutninger?

En del af forklaringen findes i de små ændringer, der opstår i næsten alle projekter. Et projekt bliver udsat et par uger. En kunde ændrer scope. En nøglemedarbejder flyttes til et andet projekt.

Hver for sig kan ændringerne virke overkommelige. Men konsekvenserne rækker ofte langt videre.

En forsinkelse er ofte kun den første synlige konsekvens. Faktureringen flytter sig måske til næste måned. Bemandingen skal lægges om, eller et nyt projekt må vente, fordi de rette kompetencer ikke længere er til rådighed. Når konsekvenserne først viser sig i økonomirapporten, er mulighederne for at påvirke dem ofte blevet mindre. Og når projekter genstartes, følger der typisk ekstra arbejde med ny planlægning og bemanding.

Det er et billede, Jules Olivier, Product Director hos Milient, genkender fra sit arbejde med arkitektvirksomheder i hele Norden.

“Mange arkitektvirksomheder mangler ikke planlægning. De mangler overblik, når forudsætningerne ændrer sig. Når konsekvenserne bliver tydelige, er muligheden for at reagere tidligt ofte allerede væk.”

Derfor er det heller ikke mængden af information, der er afgørende, mener Olivier.

“Det afgørende er ikke at have mere data. Det er at kunne omsætte information til handling, mens der stadig er tid til at gøre en forskel.”

Projektlederne følger fremdriften. Økonomiafdelingen holder øje med budgetterne. Bemandingen planlægges løbende. Men når projektstyring, bemanding og økonomi ikke hænger sammen, bliver det svært at se, hvordan en ændring påvirker resten af virksomheden, mens der stadig er tid til at reagere.

Det var også den udfordring, der førte til udviklingen af Milient. Systemet blev skabt af en praktiserende arkitekt, som oplevede, hvor svært det var at skabe sammenhæng mellem projektstyring, bemanding og økonomi, når et projekt ændrede retning.

Udgangspunktet var at skabe en platform, hvor projektstyring, bemanding og økonomi hænger sammen, så virksomheder kan reagere tidligere, når projekter ændrer sig. I dag anvendes platformen af arkitektvirksomheder over hele Norden – fra mindre tegnestuer til virksomheder som Snøhetta.

Læs, hvordan arkitektvirksomheder over hele Norden skaber et bedre beslutningsgrundlag ved at samle projektstyring, bemanding og økonomi.

Forandringer kan ingen undgå. Det afgørende er, hvor hurtigt virksomheden omsætter indsigt til handling.