Hvordan skærper man udbud, så vi får bedre arkitektur?

Fastgroede vaner for afvikling af udbud og konkurrencer koster tid, kræfter og penge hele bordet rundt og skaber langt fra højere arkitektonisk kvalitet. Derfor har vi brug for at se på dem med friske øjne og dele erfaringer og viden. I Arkitektforeningens konkurrence- og udbudsnetværk tager vi dialogen om, hvordan man bedst skaber det skarpe men smidige udbud som grundlag for vellykket samarbejde, der giver plads til de arkitektoniske visioner.

Fra sin stol hos advokatvirksomheden Molt Wengel bruger arkitekt MAA Sabina Happel sin faglighed til at tilrettelægge udbudsstrategier, som med hendes egne ord tager højde for parternes og brugernes behov og skaber ejerskab hele vejen rundt. Og som medlem af Arkitektforeningens konkurrence- og udbudsnetværk deler hun løbende ud af sin viden. Så hvordan kan vi arbejde mere målrettet med at udvikle skarpe udbud og konkurrencer, som støber fundamentet for bedre samarbejde og skaber højere arkitektonisk kvalitet ifølge Sabina Happel? Vi har bedt hende give en indføring i virksomhedens arbejde med hybride og integrerede udbudsformer.

Hvordan arbejder I med udbud hos Molt Wengel?

”Vi lægger stor vægt på den tidlige proces med bygherren, fordi det er den, der ligger til grund for udbudsmodellen. En fælles afklaring gør det lettere at træffe de rigtige valg. Derfor starter vi altid med en grundig snak med bygherren om, hvad der er vigtigt for dem, og hvad de ser som en succes. I hvor høj grad skal brugerne inddrages undervejs? Hvad er deres forventninger til arkitektonisk kvalitet vs. tid og økonomi? Er man enige om målet i organisationen? Hvilken type entreprenør og rådgiver vil man helst arbejde sammen med, og hvad skal de kunne? Hvor vigtig er den miljømæssige bæredygtighed? Bare for at nævne nogle af de punkter, vi kommer omkring.”

Hvordan griber I processen an?

”Vi går systematisk til værks. Helt konkret starter vi med et spørgeskema og en workshop, som skal gøre beslutningstagerne klogere på målet, og hvad der er en succes for dem. Vi vil gerne have alle parter med om bordet fra start, for det giver medejerskab og arbejdsro senere i processen. Det er en form for erkendelsesrejse, som hjælper til at stille skarpt på bl.a. udbudsform, krav og valg af kriterier og gør det nemmere at finde den rigtige vinder.”

Hvad er vigtigt for bygherrerne lige nu?

”Vores bygherrer vil ofte meget gerne have sikkerhed for prisen på projektet. Det kan de få ved at udbyde projektet i Integreret Byggeri, der indeholder en targetpris, som entreprenøren bekræfter løbende over en samarbejdsperiode. På den måde fylder pris ikke så meget for tildelingen af projektet, og elementer som kvalitet og samarbejde træder tydeligere frem. Vi ser også en stigende interesse for at vurdere på miljømæssig bæredygtighed. Her er det vigtigt at konkretisere, hvad der giver point i vurderingen, så det er tydeligt for de bydende, hvad der vægter positivt i deres tilbud.”

Hvilke andre tendenser ser du?

Nogle bygherrer er usikre på ydelsesbeskrivelsen, og derfor vil de hellere sætte et kryds for meget end ét for lidt. Men giver krydset værdi i projektet? Er der behov eller ambitioner for projektet, som vitterligt betyder, at der er særlige krav til rådgiverens kunnen og ydelser? Vores opgave er så at udfordre, hjælpe og rydde misforståelser af vejen – for eksempel at en bygning bliver helt ufremkommelig, hvis ikke der i udbudsmaterialet sættes X i skemafeltet ’særlige krav om tilgængelighed’. Sagen er jo, at for mange krydser i ydelsesskemaet også kan begrænse konkurrencen på en uhensigtsmæssig måde, og at mindre rådgivervirksomheder ikke nødvendigvis kan stille med alle kompetencer fra ydelsesskemaet. Og derfor er det relevant at overveje, hvad der er vigtigst for projektet, så man ikke unødigt skærer en del af markedet fra.”

Artiklen fortsætter længere nede

Hvordan bruger I paragrafferne til at understøtte arkitektonisk kvalitet i udbud?

”Det gør vi ved at stille en opgave, som er meget præcis i forhold til den enkelte bygherres ønsker. Det handler i bund og grund om at finde den rette samarbejdspartner, så bygherre kan se sit mindset afspejlet i besvarelserne. Hvis der er tale om et nyt skolebyggeri, spørger vi måske til, hvordan tilbudsgiver arbejder med læringsmiljøer, sikring af det gode indeklima eller involvering af brugere i skitseringsprocessen. Men det kan også handle om fx sikkerhed under udførelse eller noget helt fjerde.”

Er sikkerhed for tid og pris det samme som at gøre køb på kvalitet?

”Vi ser ofte, at bygherren ønsker totalentreprisens sikkerhed for tid og pris, men også gerne vil have mulighed for at præge projektet langt hen i processen. Derfor arbejder vi med en integreret model, Integreret Byggeri, som hjælper til at holde hånd i hanke med pris, tid og kvalitet, men også skaber et mere smidigt samarbejde. Vi starter med at indgå en samarbejdsaftale mellem bygherre, rådgiver og entreprenør. Entreprenøren sidder med om bordet i de tidlige designfaser og bidrager med viden, som giver sikkerhed for, at projektet er bygbart. Undervejs i processen genbesøger vi projektet flere gange, og entreprenøren lægger hånden på kogepladen i forhold til at overholde targetpris og tidsplan.”

Så det handler om en fælles forventningsafstemning?

“Ja. Udbudsmaterialet sætter rammerne for samarbejdet, og undervejs i samarbejdsfasen har bygherre, rådgiver og entreprenør mulighed for at aftale, at noget andet i projektet vil skabe mere værdi. Derfor er der i samarbejdsfasen mulighed for løbende at justere på projektet. Der er meget stor grad af frihed til at lave nye aftaler, så længe det store regnestykke går op. På den måde opnår vi den vigtige fælles forventningsafstemning, som sikrer, at alle parter ved, hvilket kvalitetsniveau prisen indeholder. Og samtidig understøtter vi et bedre samarbejde på tværs af projektets aktører, hvor alle har mulighed for at blive klogere undervejs.”

Fører den integrerede model også til en højere arkitektonisk kvalitet i det færdige byggeri?

”Ja, det vil jeg sige. Skarpe udbud skaber et bedre grundlag for arkitektonisk kvalitet. Vores udbudsmodel understøtter, at parterne arbejder sammen om en række fælles mål og har et fælles blik på projektets tekniske benspænd fra begyndelsen. På den måde kan rådgiver bruge sin tid på at få gode idéer inden for den ramme, som nu engang er sat, og slipper for at lave om på tegninger og beskrivelser senere. Det gør forhåbentlig samarbejdet bedre og har en positivt afsmittende effekt, hvor de udførende bliver mindre pressede. Og det skulle igen gerne udmønte sig i en højere arkitektonisk kvalitet. Jeg kan give et eksempel: For tiden arbejder vi på et projekt, hvor der er behov for et særligt ventilationssystem. Her har entreprenøren fra start givet udtryk for, hvilket system de foretrækker, og så kan arkitektrådgiveren bearbejde projektet ud fra det. Det giver en bedre proces, end hvis man bare tegner løs uden at kende de specifikke tekniske krav.”

Og til sidst: Hvorfor er du med i Arkitektforeningens konkurrence- og udbudsnetværk?

”Jeg synes, det er vigtigt, at vi arbejder for at skabe bedre vilkår for konkurrencer og udbud og inspirerer hinanden på tværs af fagligheder og aktører i feltet. For mig er den kvalitative og faglige vurdering af udbud helt afgørende. Konkurrencer og udbud skal være fair, projektforslag skal læses i den ånd, de er skrevet, og udbud skal have klare vindere. Som rådgiver skal man ikke sidde tilbage med fornemmelsen af, at man kunne have vundet, hvis bare terningerne var kastet lidt anderledes.”