Privatlivspolitik

Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Arkitektforeningen behandler dine personoplysninger. Vi behandler kun oplysninger om dig, som er nødvendige og formålsspecifikke, og vi behandler altid dine personoplysninger fortroligt.

Datasikkerhed

Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre dine oplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse eller uautoriseret adgang. Vi sikrer, at behandlingen kun kan finde sted, når alle databeskyttelsesprincipper er opfyldt.

Vi holder data ajour

Da vores service er afhængig af, at dine personoplysninger er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine personoplysninger. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer, så sørger vi for at opdatere dine personoplysninger. Hvis vi selv bliver opmærksomme på, at dine personoplysninger ikke er korrekte, opdaterer vi oplysningerne og giver dig meddelelse herom.

Nedenfor kan du se, på hvilket grundlag vi behandler dine oplysninger, til hvilket formål, og i hvor lang tid vi opbevarer dem.

Hjemmesidebesøgende

Når du besøger vores hjemmeside, behandler vi følgende personoplysninger om dig:

• IP-adresse, dynamisk IP-adresse og cookies eller oplysninger, der tilsendes til os via henvendelser gennem e-mail, såsom navn, telefonnummer og e-mail.

Vi behandler personoplysninger om dig med følgende formål:

• For at sikre optimal drift af vores hjemmeside samt kommunikation.

Vi behandler oplysningerne på følgende behandlingsgrundlag:

• Du har givet samtykke via cookiebanner (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a)
•  Vores legitime interesse, som er at kunne administrere vores hjemmeside (databeskyttelsesfor-ordningen art. 6, stk. 1, litra f).

Cookies

På arkitektforeningen.dk anvender vi cookies til at give dig en bedre brugeroplevelse. En cookie er en tekstfil, som gemmes på din device, så vi kan indsamle besøgstatitik, optimere sitet og forbedre din brug af hjemmesiden. Cookies kan ikke indeholde skadelig kode som f.eks. virus, og de lagres kun i så lang tid, som dit styresystem tillader det.

Det er muligt at slette eller blokere for cookies under indstillingerne i din browser. Hvis du sletter eller blokerer cookies, kan du risikere, at websitet ikke fungerer optimalt samt at der er indhold, du ikke kan få adgang til.

Kontakt og service

Når du henvender dig til os pr. mail, telefon, kontaktformular på hjemmesiden eller pr. almindeligt brev, behandler vi følgende oplysninger om dig:

• Dine kontaktoplysninger samt indholdet af din henvendelse
• I forbindelse med relevans kan der være behov for at indhente yderligere personoplysninger via samtykke. Hvad der præcist indsamles, fremgår af samtykkeerklæringen, og vil i alle tilfælde være almindelige personoplysninger.

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er, at vi gerne vil yde dig en god service og behandle din henvendelse.

Vi behandler disse oplysninger på følgende behandlingsgrundlag:

• Du har samtykket til, at vi må behandle dine oplysninger (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a)
• Vi behandler dine oplysninger for at kunne yde dig en service i forbindelse med en kontrakt (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b)
• Vi behandler dine oplysninger ud fra en legitim interesse i at kunne besvare dine spørgsmål og eventuel indgå en uddybende samtale for at kunne afdække dine behov (databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1 litra f).

Dine personoplysninger slettes, når formålet med opbevaringen af personoplysningerne ikke længere er gældende. Dette vurderes konkret ud fra den specifikke henvendelse og henvendelsens karakter. Vi behandler dine personoplysninger, så længe vi har en korrespondance med dig. Når korrespondancen er afsluttet, og indholdet af denne ikke giver anledning til yderligere handling, slettes dine oplysninger, der måtte fremgå af korrespondancen.

Medlemskab

For at du kan være medlem hos os og dermed gøre brug af vores medlemsfordele, er det nødvendigt, at vi indsamler følgende personoplysninger om dig:

• Navn, e-mail, adresse, telefonnummer, køn, uddannelse, CPR-nummer, faglige profil, bankoplysninger, joboplysninger.

Vi indsamler personoplysninger om medlemmer til følgende formål:

• For at kunne tilbyde dig medlemskab i foreningen
• Administration af din relation til os
• Oplyse omverdenen omkring din titel som MAA og herunder sikre muligheden for at påvise din status.

Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:

• Vi behandler dine oplysninger for at kunne yde dig en service i forbindelse med en kontrakt (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b)
• Vi behandler dine oplysninger ud fra en legitim interesse i at kunne fremvise den kvalitetssikring der ligger i, at du er arkitekt med MAA-titlen (databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1 litra f).

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaringen. Typisk vil oplysninger vedr. potentielle kunder blive slettet efter aftalens ophør, eller når korrespondancen anses for ikke at være relevant længere.

• Dine oplysninger anonymiseres senest 5 år efter dine udmeldelse
• Du har som medlem af Arkitektforeningen på vores side ”Find et medlem” altid mulighed for selv at redigere dine personoplysninger på din profil.

Kunder i vores webshop

For at du kan være kunde hos os, er det nødvendigt at vi indsamler følgende personoplysninger om dig:

• Navn, e-mail, adresse, betalingsoplysninger og medlemsnummer.

Vi indsamler personoplysninger om kunder til følgende formål:

• For at kunne administrere og afsende dine varer og modtage betaling.

Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:

• Vi behandler dine oplysninger for at kunne yde dig en service i forbindelse med en kontrakt (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b).

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring. Typisk vil oplysninger vedr. kunder blive slettet efter aftalens ophør.

• Oplysninger slettes senest 5 år efter dit køb.

Understøttelsesfonden

For at kunne modtage støtte fra understøttelsesfonden er det nødvendigt vi, som administratorer heraf, behandler en række oplysninger om dig i forbindelse med din ansøgning og ved udbetaling af legatet. Dette drejer sig om følgende oplysninger:

• Navn, adresse, telefonnummer, e-mail, bankoplysninger og CPR-nummer
• Derudover behandler vi eventuelle andre oplysninger du måtte fremsende i din ansøgning.

Vi indsamler oplysninger om ansøgere til følgende formål:

• Vurdering af om ansøgere er berettiget til at modtage et legat.

Vi indsamler oplysningerne på følgende retsgrundlag:

• Vi behandler dine oplysninger for at kunne yde dig en service i forbindelse med en kontrakt (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b).

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring. Typisk vil oplysninger vedr. kunder blive slettet efter aftalens ophør.

• Senest 1 år efter du har modtager din sidste legatudbetaling slettes ansøgningerne.

(Oplysninger som har relevans for bogføring opbevares dog i indeværende år + 5 år i henhold til bogføringsloven).

Kursusdeltagelse

For at tilmelde sig og deltage på vores kurset er det nødvendigt, at vi behandler en række oplysninger om dig. Dette omfatter følgende oplysninger:

• Navn, e-mail, adresse, køn, mobilnummer og betalingsoplysninger.

Vi indsamler oplysninger til følgende formål:

• For at kunne tilbyde dig en plads på et af vores kurser
• Generel kursusadministration.

Vi indsamler oplysningerne på følgende retsgrundlag:

• Vi behandler dine oplysninger for at kunne yde dig en service i forbindelse med en kontrakt (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b).

Vi opbevarer oplysninger i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter oplysningerne når de ikke længere er nødvendige at behandle:

• Oplysninger om kursister slettes fra efter kursusafholdelsen.

(Oplysninger som har relevans for bogføringsloven opbevares i indeværende år + 5 år).

Leverandører og samarbejdspartnere

For at være leverandør og samarbejdspartner hos os, er det nødvendigt, at vi indsamler følgende personoplysninger om dig:

• Navn, e-mail, telefonnummer, stilling og CVR-nummer for enkeltmandsvirksomhed.

Vi indsamler personoplysninger om leverandører og samarbejdspartnere til følgende formål:

• Behandling af vores køb/ydelser
• Administration af din relation til os.

Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:

• Vi behandler dine oplysninger for at kunne yde dig en service i forbindelse med en kontrakt (data-beskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b)
• Behandling sker på baggrund af en retlig forpligtelse (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra c)
• Foreningen er retligt forpligtet til at kunne dokumentere køb af ydelser/services.

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring. Typisk vil oplysninger vedr. leverandører og samarbejdspartnere blive slettet efter aftalens ophør.

• Oplysninger, som har relevans for bogføring, slettes efter indeværende år +5 år i henhold til bogføringsloven
• Korrespondancer slettes løbende fra Outlook.

Sociale Medier

Når du interagerer med os på LinkedIn, Facebook, Vimeo & Instagram, behandler vi følgende oplysninger om dig:

• Navn, foto og videooptagelser.

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at holde interesserede følgere opdaterede på bl.a. på relevante post på de sociale medier, fx tilbud, nye områder, opmærksomhedspunkter mv. og general markedsføring af Arkitektforeningens aktiviteter.

Vi behandler personoplysninger på følgende behandlingsgrundlag:

• Vores interesse i markedsføring samt forbedring af vores hjemmeside og produkt (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f)
• Du har samtykket til, at vi må behandle dine oplysninger (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a).

LinkedIn

Vi er fælles dataansvarlige med LinkedIn for de oplysninger om dig, der indsamles, når du besøger vores side. Det betyder, at vi sammen med LinkedIn skal fordele og fastlægge ansvaret for at overholde lovgivningen omkring behandlingen af dine personoplysninger.

Du kan finde vores aftale om fælles dataansvar her: https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum.

Hvis du ikke har en profil på-LinkedIn, indsamles der oplysninger om din enhed, lokation/geodata og oplysninger om din adfærd på LinkedIn og udenfor LinkedIn, eks. besøg på hjemmesider.

Hvis du har en profil på LinkedIn, indsamles der også oplysninger, som du har givet tilladelse til i forbindelse med oprettelse af din profil såsom reaktioner, kommentarer og delinger du og andre foretager.

Vi modtager kun de oplysninger, som du selv sender til os i form af din henvendelse, likes eller kommentar. Herudover modtager vi anonyme statistiske oplysninger om brugerne fra LinkedIn via en funktion kaldet LinkedIn Page Analytics.

Hvis du ønsker at slette dine oplysninger hos LinkedIn, skal du slette din profil. Hvis du sletter din profil, betyder det også, at dine opslag, billeder og oplysninger bliver slettet. Har du har spørgsmål til LinkedIn Page Analytics, skal du kontakte LinkedIn.

Facebook og Instagram

Vi er fælles dataansvarlige med Meta for de oplysninger om dig, der indsamles, når du besøger vores sider på Facebook og Instagram. Det betyder, at vi sammen med Meta skal fordele og fastlægge ansvaret for at overholde lovgivningen omkring behandlingen af dine personoplysninger.

Du kan finde vores aftale om fælles dataansvar her: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum.

Meta anvender Insights på Facebook og Instagram for at indsamle statistiske oplysninger om besøgendes adfærd på siden herunder alder, køn, parforholdsstatus, arbejde, livsstil, interesseområder, oplysninger om køb og geografiske oplysninger. Til dette formål har Meta placeret cookies på din enhed, når du besøger Facebook og Instagram. Hver cookie indeholder en unik identifikationskode, som forbliver aktiv i en periode af to år, medmindre de bliver slettet før udløbet af denne periode. Meta modtager, gemmer og behandler dine personoplysninger gennem disse cookies. Vi modtager aggregerede resultater af disse oplysninger. Du kan at læse mere om Facebooks og Instagrams brug af cookies her: https://m.facebook.com/policies/cookies/ og her: Politik om cookies | Hjælp til Instagram.

Vi videregiver ikke oplysninger om dig, som vi modtager fra Meta. Meta kan dog videregive oplysninger om dig til tredjeparter. Du kan læse mere om dette under punktet ”hvordan deles disse oplysninger” i deres Privacy Policy.

Hvis du ønsker at slette dine cookies, kan du se hvordan via vores Cookiebanner, eller du kan kontakte Meta.

Meta behandler oplysninger om dig, også selvom du ikke har en konto hos dem. Det kan du læse mere om her: Metas politik om beskyttelse af personlige oplysninger.

Nyhedsbrev

Arkitektforeningen nyhedsbrev

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, behandler vi følgende oplysninger om dig:

• E-mail og navn.

Formålet er at levere et nyhedsbrev til dig, som retter sig mod dine interesser og ønsker, så du oplever, at indholdet er relevant.

Vi behandler disse oplysninger på følgende behandlingsgrundlag:

• Du har samtykket til, at vi må sende dig nyhedsbrevet (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a).

Dine personoplysninger slettes, når du trækker dit samtykke tilbage. Det er frit for dig at trække dit samtykke tilbage, og du kan benytte kontaktoplysningerne i toppen, hvis du ønsker at trække dit samtykke tilbage.

Nyhedsbreve fra din lokalafdeling

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev fra lokalafdelingerne, behandler vi følgende oplysninger om dig:

• E-mail og navn.

Formålet er at levere et nyhedsbrev til dig, som retter sig mod dine interesser og ønsker, så du oplever, at indholdet er relevant.

Vi behandler disse oplysninger på følgende behandlingsgrundlag:

• Du har samtykket til, at vi må sende dig nyhedsbrevet (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a).

Dine personoplysninger slettes, når du trækker dit samtykke tilbage. Det er frit for dig at trække dit samtykke tilbage, og du kan benytte kontaktoplysningerne i toppen, hvis du ønsker at trække dit samtykke tilbage.

Medlemsnyt

Når du tilmelder dig vores medlemsnyt, behandler vi følgende oplysninger om dig:

• E-mail og navn.

Formålet er at levere information til dig, som retter sig mod dine interesser og ønsker, så du oplever, at indholdet er relevant.

Vi behandler disse oplysninger på følgende behandlingsgrundlag:

• Du har samtykket til, at vi må sende dig informationer der, vedrører medlemsfordele (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a)
• En legitim interesse i at modtage informationer vedrørende årsmøder og valg til repræsentant-skabsvalg (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f).

Dine personoplysninger slettes, når du trækker dit samtykke tilbage. Det er frit for dig at trække dit samtykke tilbage, og du kan benytte kontaktoplysningerne i toppen, hvis du ønsker at trække dit samtykke tilbage. Informationer om essentielle vedtægtsanliggender og foreningsaktiviteter så som årsmøder og repræsentantskabsvalg forbeholder vi os stadig retten til at udsende på baggrund af den legitime interesse og for at sikre din mulighed for en demokratisk indflydelse på foreningens arbejde.

Rekruttering

Hvis du søger en stilling ved os, vil vi behandle de oplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter. Det er ikke nødvendigt at opgive CPR-nummer.

Formålet med at behandle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos os.

Vi behandler disse oplysninger på følgende behandlingsgrundlag:

• På baggrund af vores legitime interesse, som er at vurdere dine kvalifikationer og kompetencer i forhold til den opslåede stilling (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f)
• På baggrund af opfyldelse af kontrakt, da vi gør brug af en ekstern rekrutteringsaktør i forbindelse ansættelse til ledende stillinger. Her bliver ansøgninger behandler og videresendt fra og til bureauet (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra b)
• Behandlingen af CPR-nummer sker alene, hvis du selv har afgivet det i forbindelse med ansøgningen eller CV’et. Vi behandler CPR-numre for at kunne forsvare eller gøre et eventuelt retskrav gældende (databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4, jf. § 7, stk. 1 og databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2 litra f).

Hvis du fremsender personoplysninger af følsom karakter, behandler vi disse på følgende retsgrundlag:

• En legitim interesse, som er begge parters interesse i vurderingen af et fremtidigt samarbejde (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f) og med henblik på fastlæggelse af eller forsvar ved et eventuelt retskrav vedrørende rekrutteringsprocessen (databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f).

Ansøgning og bilag kan gemmes i op til 6 måneder, efter rekrutteringsprocessen er afsluttet, hvorefter dine oplysninger vil blive slettet. Formålet med opbevaring efter endt rekrutteringsforløb er at sikre interesser i tilfælde af eventuelle indsigelser om diskrimination, forskelsbehandlinger og lignende i forbindelse med rekrutteringsprocessen.

Ved uopfordrede ansøgninger gemmes ansøgning og bilag maksimalt i 6 måneder, hvorefter det slettes.

Ønsker vi at opbevare din ansøgninger i længere tid end dette, så sker dette på baggrund af et specifikt samtykke fra dig.

Ønsker vi at gemme din ansøgning med bilag, med henblik på mulig fremtidig ansættelse, vil dette ske på baggrund af dit samtykke (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a).

Videoovervågning

Vi har videoovervågning på forskellige områder. Det kan derfor ske, at vi optager en video af dig. Det er skiltet i det konkrete område, hvis der er videoovervågning.
Formålet med videoovervågningen er at sikre sikkerhedsforanstaltningerne i og omkring Arkitektforeningens fysiske rammer.

Vi behandler disse oplysninger på følgende behandlingsgrundlag:

• At sikre vores områder mod kriminalitet (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f).

Vi opbevarer overvågningsvideos i 21 dage, medmindre konkrete forhold gør det nødvendigt at opbevare oplysningerne længere.

Videregivelse af oplysninger

Vi benytter eksterne leverandører/samarbejdspartnere til opbevaring og behandling af oplysningerne. Når vi benytter en databehandler, har vi indgået en databehandleraftale med dem. De behandler derfor udelukkende personoplysninger på vores vegne og må ikke anvende dem til andre eller egne formål.

Vi prioriterer leverandører fra EU, samt fra tredjelande, som EU Kommissionen har godkendt ift. beskyttelsesniveauet omkring personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningen art. 45.

I relevante tilfælde videregives personoplysninger til selvstændige datamodtagere, som fx banker, inkasso, fragtfirmaer etc.

Videregivelse af oplysninger til usikre tredjelande

Vi anvender desuden nogle databehandlere/leverandører i usikre tredjelande. Når tredjelandenes lovgivning ikke tilbyder den samme sikkerhed, som EU gør, har vi skærpede forpligtelser i beskyttelsen af dine data.

Personoplysninger vi indsamler og behandler i forbindelse med markedsføring og kommunikation bliver overført til Mailchimp og WordPress. Vi har sikret os, at der er et lovligt grundlag for overførslen i form af Standard Contract Clauses, og at oplysningerne bliver behandlet under tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger.

Personoplysninger vi indsamler og behandler i forbindelse med drift mv., bliver overført til Microsoft. Vi har sikret os, at der er et lovligt grundlag for overførslen i form af Standard Contract Clauses, og at oplysningerne bliver behandlet under tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger.

Hvis du vil vide mere om de overførselsgrundlag, som berører dig, kan du kontakte os på gdpr@arkitektforeningen.dk.

Dine rettigheder

Du kan altid:

• få indsigt i dine personoplysninger
• få berigtiget dine registrerede personoplysninger
• få slettet personoplysninger om dig selv
• få begrænset behandlingen af dine personoplysninger
• få udleveret dine personoplysninger (dataportabilitet) mhp. at overflytte til en anden dataansvarlig
• gøre indsigelse mod behandlingen.

Hvis du giver samtykke til os, er dit samtykke frivilligt, og det har ingen konsekvenser for dig, hvis samtykke ikke gives, kun gives til enkelte punkter eller senere tilbagekaldes.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder eller tilbagekalde dit samtykket, kan du til enhver tid kontakte os.

Når du henvender dig med en anmodning om at gøre brug af ovenstående rettigheder, vil vi svare dig inden for en måned. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, får du en begrundelse for det.

Hvis du efterfølgende er utilfreds med måden, hvorpå vi behandler dine oplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet.